進ちょく管理の第一歩は,納期・コスト・品質を守るためのスケジュールを立てることにある。その時に最も重要なのは,現実感のある作業内容を明確に定義することだ。ここでは,「WBS(Work Breakdown Structure)」を使って,緻密で現実的な計画を作るための勘どころを解説する。

初田 賢司(はつだ けんじ)
日立製作所 プロジェクトマネジメント本部
プロジェクトマネジメント技術センター長
神子 秀雄(かみこ ひでお)
日立製作所 プロジェクトマネジメント本部
産業・流通プロジェクトマネジメントエンジニアリング部 担当部長

 「納期から半年遅れでようやくシステムが稼働した」,「要員の追加投入を繰り返し,人件費がかさんで予算を大きく超過した」――。

 当初計画した納期を守ることができず,結果的に赤字に陥るプロジェクトが後を絶たない。仕様があいまいで手戻りが多発した,新しい技術の導入に手こずったなど,原因は様々だろう。

 中でも多いのが,きちんと計画を立てていないこと,つまり基本ができていないことである。どこかの工程に遅延が生じたら,その場しのぎとばかりに別の工程を担当する要員を投入。今度は別の工程が遅れ始める。こうなると誰もプロジェクトの見通しを立てられず,メンバーはいつか終わることを祈りながら,ひたすら長時間の作業を続けることになってしまう。

 こんな事態に陥らないようにするには,できるだけ詳細で,しかも現実的なスケジュールや作業計画を立てることが欠かせない。現実的な計画があれば,問題が起きた時に計画を見直すことができるし,仮に納期が遅れるにしても,どれくらい遅れるのかが分かるからである。

 もちろん,そんな計画を立てるのは決して簡単ではない。まず詳細仕様が決まっていない場合が多いので,仮定をもとに計画を作らざるを得ない。立てた計画は,非常にあやふやなものに思えるはずだ。また要員のスキルが予想より低いと,実施段階ではどんどん誤差が生じてしまう。「計画なんてあまり意味はない」と考えてしまうゆえんである。

 だが常に計画を立て,プロジェクト実施段階で見直す作業を定着させれば,何度か繰り返すうちに精度が上がってくる。何もしない場合に比べると,その差は大きい。そこで第2部では,WBS(Work Breakdown Structure)をもとにした実現性の高いスケジュールの立て方や作業内容の定義方法を解説していく。

計画に使う用語を定義せよ

 計画立案に入る前に知っておいて頂きたいことが2つある。1つは,スケジュール計画には大きく分けて3つの種類があること。(1)プロジェクト全体(全工程)の作業内容とスケジュールを示す「大日程計画」,(2)チーム単位の作業内容やスケジュールを示す「中日程計画」,最後に(3)個人レベルの作業内容とスケジュールである「小日程計画」,である。プロジェクトの規模が大きくなると,大日程計画ですべてを表現するのは無理があるし,管理も煩雑になる。そこで3レベルに分けるわけだ。小規模プロジェクトでは当然,すべてを作る必要はない。

 3つの中で基本になるのが大日程計画であり,これをもとに中日程→小日程へと展開していく(表1)。その過程で,例えば大日程計画と中日程計画に不整合が生じる場合がある。大日程計画における仮定が間違っていた場合などだ。それを避けるために,詳細化した結果は常に上位の日程計画へフィードバックし,整合性を保つよう心がける必要がある。

表1●スケジュールの種類と目的
表1●スケジュールの種類と目的
ひと口にスケジュールと言っても,(1)プロジェクト全体の進ちょくを示す「大日程計画」,(2)チーム単位の進ちょくを示す「中日程計画」,(3)個人レベルのスケジュールを記した「小日程計画」の3つがある。
大日程から中日程,小日程の順に詳細化していく

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 第2の注意点は,それぞれの日程計画の成果物である「スケジュール表」の表記方法や記載内容の詳細度,用語,支援ツールなどを,あらかじめ決めておく必要があること。特に大日程計画と中日程計画は,プロジェクト内部だけでなく,ユーザー企業や協力会社など様々なステークホルダー(利害関係者)がプロジェクトの状況を把握したり,意思決定をするために利用する。言葉の意味は,極めて重要である。

計画立案の7つのステップ

 では日程計画の作成手順に移ろう。どのレベルの計画も作り方は同じなので,ここでは「大日程計画」を説明する。その作成手順は,7つのステップから成る(図1)。前半のステップ1~3では,主に作業内容を定義する。プロジェクト全体の作業の洗い出しとその詳細化,作業ごとの成果物・工数・要員の定義などである。

図1●スケジュール作成の一般的な手順
図1●スケジュール作成の一般的な手順
大日程計画を作成する手順を示した。このうち特に重要なステップは,WBSによる作業の分割である

 後半のステップ4~7では,時間軸に沿って作業手順を決めていく。作業同士の関連や各作業の期間を明確化したうえで,スケジュール表を作成する。通常は,スケジュール表を視覚的に見やすく表現したガントチャートと呼ぶ成果物を作成する。