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Outlookの「.pstファイル」に関する注意点

2006/07/27
Sue Mosher

 前回のコラム「Outlookの.pstファイルに関するよくある疑問に答える」に引き続き,今回もOutlookの個人用フォルダ(.pstファイル)に関して,ユーザーが悩んでいる問題を取り上げよう。米Microsoftが運営するOutlookのニューズ・グループには,個人用フォルダに関する質問が連日投稿されている。今回は特に,.pstファイルに関する基本的な悩みを解決しよう。

個人用フォルダを適切に移動する方法

 Exchange Serverのメールボックスを利用していない場合であれば,Outlookのデータはすべて.pstファイルに保存されている。もしそのファイルを,コンピュータ上の別のフォルダに移動したいのであれば,どうすれば良いだろうか。まずは.pstファイルの保存場所を見つける必要がある。Outlookのトップ画面,つまり「Outlook Today」の画面左側のツリーにある,[個人用フォルダ]と書かれたアイコンを右クリックして[プロパティ]を開き,右下の[詳細]ボタンをクリックする(移動したい.pstファイルが[個人用フォルダ]と名づけられたメインのデータ保存先でない場合,各ツリーの最上層を右クリックして[プロパティ]を表示する)。

 Windows 2000/XPの場合,[ファイル名]に記されているパスに移動しても,.pstファイルを見つけられない場合がある。実はWindows 2000/XPは,.pstファイルをシステム・ファイルと見なしており,デフォルトでは.pstファイルがエクスプローラに表示されないのだ。エクスプローラの[ツール]-[フォルダ・オプション]から,[表示]タブを選び,[ファイルとフォルダの表示]-[すべてのファイルとフォルダを表示する]にチェックを入れると,.pstファイルが表示されるようになる。

 なお,.pstファイルの保存場所が分かっていれば,そのファイルを移動するだけでなく,バックアップや新しいマシンへのコピーが容易になるはずだ。ただしこれらの作業を行う前に,必ずOutlookを終了しておこう。

旧バージョンのOutlookなら容量に注意

 もし長期間に渡って1つの.pstファイルにデータを保存しているのならば(例えば,Outlook 97が登場して以来ずっと),コンピュータ上にあるすべての.pstファイルを検索して,サイズを調べたほうがいいかもしれない。なぜならOutlook 2003よりも前のバージョンのOutlookは,容量2Gバイトを超える.pstファイルを開けないからだ。

 Microsoftのサポート・サービス「Microsoft Product Support Services(PSS)」経由で入手できる「pst2gb.exe」というツールを使えば,データの大半を回復できる。だが,多くの場合すべてのデータを回復することはできない。古いOutlookを使っているのなら,.pstファイルの上限が2Gバイトを超えないように注意しよう。.pstファイルのサイズを常識的な範囲に留めておくには,保存する必要のないメッセージを削除したり,[削除済みアイテム]フォルダを空にしたり,.pstファイルを圧縮したりする必要がある。.pstファイルを圧縮するには,フォルダの最上層を右クリックして[プロパティ]-[詳細]を選択して,[今すぐ圧縮]ボタンをクリックする。残念ながら,圧縮機能をスケジュールに入れたり,コマンド・ラインから起動したりすることはできない。

CD-Rにコピーした.pstファイルは,直接読み出せない

 Exchange Serverのメールボックスのデータを,自動的に.pstファイルにアーカイブしているユーザーも多いだろう。そういうユーザーは,データをさらに確実に保存するために,.pstファイルをCD-Rなどにコピーして保存しているかもしれない。しかし,CD-Rなどにコピーした.pstファイルは,Outlookから直接開けないことに注意してほしい。なぜならOutlookは,すべての.pstファイルに書き込みアクセスを要求するからだ。従って,CD-Rなどに記録された.pstファイルを開くには,ファイルをハードディスクにコピーした後,コピー先のファイルの[プロパティ]を開いて,読み取り専用属性を解除する必要がある。

保存用データをインポートする必要はない

 保存用にコピー/移動したOutlookのアーカイブ・データを利用するためには,.pstファイルをインポートしなければならないのだろうか。実は,インポートは絶対にお勧めできない。というのも,インポートしてしまうと古いデータと新しいデータが一体化してしまうため,次にデータをアーカイブする際に,その作業を一からやり直さなくてはならなくなるからだ。

 アーカイブ・データを利用したいのであれば,[ファイル]-[開く]-[Outlookデータ・ファイル]を選択して,ここから.pstファイルを読み出せばよい。そうすれば,Outlookの左側の画面(Outlook 2003では「ナビゲーション・ウィンドウ」,その他ではフォルダ・リスト)に,読み出した.pstファイルがツリー状に表示されているはずだ。

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