Excelで売り上げの集計表などを扱うときによくあるのが,表が大きくて,印刷するとA4用紙1枚に収まらないというケース。余白を狭めたりしても,あとちょっとのところで1枚に収まらない。そんな経験は多くの人が持っているはずだ。
このような“ちょっとだけ”溢れてしまう,という場合は,ぜひ縮小印刷機能を利用しよう。これで安心して,1枚の用紙にぴったり収めて印刷することができる。
ツールバーの「印刷プレビュー」ボタンを押して,表が用紙1枚からはみ出すことがわかったら,画面上方にある「設定」ボタンを押す。すると,「ページ設定」画面が開くので,「ページ」タブで,「次のページに数に合わせて印刷」をオンにし,ページ数を「1×1」に設定するだけでよい。
図1●印刷プレビューで確認すると,上下左右とも1ページからわずかに溢れるため,4ページにわたって印刷されることがわかった。こんなときは,縮小印刷機能を使って印刷設定を変更すると,用紙1枚にぴったり収めて印刷できる |
●Excelの縮小印刷機能で“1ページに”収める | |
図2●縮小印刷機能を使うには,編集画面で,ツールバーの「印刷プレビュー」ボタンを押す |
図3●印刷の仕上がり状態が表示される。ここでは,表が4枚に印刷されることがわかった。そこで,縮小印刷して1枚に収めるため,「設定」ボタンを押す |
図4●「ページ設定」画面が開く。「ページ」タブで,「次のページ数に合わせて印刷」をオンにし,ページ数を「1×1」に設定し,「OK」ボタンを押す |
※この記事はExcel 2002(Office XP)をもとに執筆しています。
■岡野 幸治 (おかの こうじ) フリーランスライター。「日経PC21」「日経PCビギナーズ」などでパソコン関連の活用記事を中心に執筆中。 |