資料の紹介

 日立ソリューションズの「活文 PDFstaff」は、社内規定に則したPDF文書を生成できるPDF変換サーバーソフトである。サーバーライセンスを購入するだけで済み、クライアントライセンスは不要。PDF作成ソフトを大量に導入している企業では、大幅にコストを削減できる。

 PDF変換エンジンには米Adobe Systemsの「Adobe LiveCycle PDF Generator」を採用しているため、Adobe Readerで閲覧できないといった心配がないし、PDFのバージョンを統一できる。また、Adobe Readerがバージョンアップしても、以前に作成したPDF文書を閲覧できることが保証される。

 使い方は簡単。Webブラウザを使ってWordやExcelなどの文書を活文 PDFstaffサーバーに送ると、PDFに変換して送り返してくれる。専用クライアントソフトをインストールしているパソコンからは、ファイルの右クリックメニューでPDF化を選択するか、あるいは印刷の出力先に活文 PDFstaffサーバーを指定するだけで済む。

 セキュリティ統制機能も便利だ。管理者は、パスワードによる暗号化や、透かし入れ、印刷不可などの文書属性設定を、あらかじめセキュリティポリシー名を付けて登録しておける。ユーザーは、これを選択することで、社内規定に沿ったPDF文書を作成できる。また管理者は、サーバーのアクセスログにより、誰が、いつ、どの文書をPDF化したか、正しいセキュリティ設定が適用されているか、といったことを一元管理できる。