写真●東洋大学の情報システム部が情報共有で活用する「サイボウズLive」の画面
写真●東洋大学の情報システム部が情報共有で活用する「サイボウズLive」の画面
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 東洋大学は、情報システム部と学外のIT関連企業などとの事務連絡や情報共有のために無料グループウエアを活用する。その目的を「ソフトウエアのライセンスコストをかけずに、外部にあるさまざまな立場の人と情報を共有できる」と、東洋大学情報システム部情報システム課の藤原喜仁主任は語る。

 東洋大学が利用するのは、サイボウズの無料グループウエア「サイボウズLive」(写真)。同サービスではグループのメンバー数20人以下であれば、スケジュール管理や共有フォルダ、掲示板といった機能を無料で利用できる。東洋大学は学内の職員や学外の業者との連絡でサイボウズLiveを利用。2010年10月からはパソコン管理などの業務委託先との間で事務連絡や情報共有で使い始めた。

 情報システム部は、Webサイトのリニューアルやネットワーク工事、パソコン教室の運営といったプロジェクト単位のグループをサイボウズLive上に開設。各グループごとに、職員やプロジェクトにかかわる学外の関係者が参加する。

 グループのメンバーは、スケジュールの確認や追加業務の連絡、各種資料のファイルの受け渡しなどを、サイボウズLive上で行う。情報共有は各グループ内に閉じており、他のグループのメンバーは閲覧できない。「業務連絡のやり取りが議事録として残るので、後から内容を確認できる。サイボウズLiveの利用を開始してから、打ち合わせの回数が以前よりも減った」と、藤原主任は効果を語る。

 これまで情報システム部は、学外の業者との情報共有や連絡はメールを活用していた。だが、メールだけだと情報の取りこぼしがあったり、行き違いがあったりするなどの問題があったという。「情報共有を徹底するためにも、メールに代わる手段としてサイボウズLiveの利用を決めた」と藤原主任は説明する。